Pemprov Papua Barat optimalkan penerapan arsip elektronik

Asisten II Bidang Perekonomian dan Pembangunan Setda Papua Barat Melkias Werinussa di Manokwari, Rabu, mengatakan implementasi kearsipan elektronik secara menyeluruh bermaksud menciptakan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel.

 

"Untuk menjawab perkembangan teknologi, diperlukan sistem pemerintahan berbasis elektronik khususnya dalam pengelolaan kearsipan," ujar Melkias.

 

Ia menjelaskan sistem kearsipan elektronik merupakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang wajib diterapkan semua provinsi.

Kedua beleid tersebut kemudian ditindaklanjuti oleh pemerintah provinsi setempat dengan menerbitkan Peraturan Gubernur Papua Barat Nomor 33 Tahun 2022, dan Surat Edaran Gubernur Papua Barat Nomor 100.4.3.1/592/2024 guna mempercepat penerapan tata kelola sistem kearsipan elektronik.

"Supaya arsip sebagai memori kolektif bangsa dapat dikelola dengan baik, cepat, tepat, dan efisien," ucap Melkias.

Menurut dia transformasi layanan kearsipan berbasis digital harus diimbangi dengan kecakapan dan keterampilan aparatur pemerintah daerah dari setiap OPD yang bertugas mengelola surat menyurat.

 

Oleh sebabnya, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Papua Barat menginisiasi pelaksanaan bimbingan teknis penggunaan aplikasi Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) yang diikuti oleh 60 operator OPD di lingkup pemerintah provinsi.

 

"Arsip yang tercipta harus dapat menjadi bahan bukti, sumber informasi, acuan kebijakan, dan bahan pembelajaran," kata Melkias.

 

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Papua Barat Barnabas Dowansiba menjelaskan, penggunaan aplikasi Srikandi memudahkan setiap OPD memantau pendistribusian surat masuk dan keluar secara berkala.

Pihaknya juga akan menjadwalkan pendampingan bagi operator setiap OPD setelah mengikuti bimbingan teknis, sehingga sistem kearsipan berbasis elektronik dapat diterapkan dengan maksimal.

 

"Nanti kami minta pimpinan OPD untuk membuat SK penetapan operatornya, supaya kami bisa berkomunikasi langsung dengan operator," ucap dia.